Natuurlijk hebben we allemaal een telefoon met email en blijven we ook op vakantie “connected“.

Met een afwezigheidsmelding laat je iedereen echter weten dat je even niet aan het werk bent en bij welke collega’s zij terecht kunnen met dringende vragen.

Een afwezigheidsbericht instellen

Met een afwezigheidsbericht laat je collega’s en externe personen weten dat je niet aan het werk bent en bij wie zij terecht kunnen voor vragen. Hiermee creëer je rust en duidelijkheid voor iedereen.

  • Je blijft berichten gewoon ontvangen in je inbox.
  • Berichten worden niet geweigerd of verwijderd.
  • Je kunt deze instellen in Outlook of online bij Microsoft365.
  • Je kunt collega’s en externe personen een apart afwezigheidsbericht sturen.

Werk je met Microsoft365 (voorheen Office365), dan kan je eenvoudig zelf je afwezigheid instellen.

  • Ga naar : https://outlook.office.com
  • Meld jezelf aan met je gebruikersnaam en wachtwoord.
  • Klik op het tandwieltje bovenin het scherm, en typ in het zoekveld “Automatisch“.
  • Selecteer nu “Automatische antwoorden” om het scherm te openen.

 

Datumbereik instellen:

Je kunt ervoor kiezen om je afwezigheidsmelding meteen in te schakelen of vooraf een periode op te geven. Dit is handig voor als je in het weekend op vakantie gaat.

  • Schakel de automatische antwoorden in.
  • Bepaal een datumbereik (optioneel).

Afwezigheidsbericht instellen:

Je kunt ervoor kiezen om verzenders binnen je organisatie (collega’s) een ander bericht te sturen dan personen buiten je organisatie (relaties). Hierbij kan je er ook voor kiezen om je afwezigheidsmelding te beperken tot alleen personen die je in je adresboek hebt.

  • Voer je afwezigheidsmelding in.
  • Selecteer “Antwoorden verzenden buiten uw organisatie” om ook personen buiten je organisatie een afwezigheidsbericht te sturen (optioneel).
  • Kopieer de melding naar het tweede tekstvak of schrijf daar een ander bericht.
  • Klik op “Opslaan” om je afwezigheidsmelding op te slaan.

Nu kan je het scherm sluiten en krijgt de persoon die je een email stuurt (direct of in de door jou bepaalde periode) automatisch een afwezigheidsbericht.

 


Afwezigheidsmelding instellen voor een gedeelde mailbox.

Wanneer je een afwezigheidsbericht wilt instellen voor een gedeelde mailbox, dien je deze eerst te openen.
Let op: Je moet uiteraard wel toegangsrechten hebben tot de gedeelde mailbox.

  • Klik op je profielicoon rechts bovenin het scherm
  • Selecteer Ander postvak openen

  • Zoek en selecteer het email adres van het gedeelde postvak dat je wilt openen
  • Selecteer Openen

Volg hierna bovenstaande handleiding

Werk je met Microsoft Outlook (via Microsoft365 of met een lokale server), dan kan je direct in Microsoft Outlook een afwezigheidsmelding maken,

  • Start Outlook
  • Klik op “Bestand” links boven
  • Selecteer “Automatische antwoorden

 

Datumbereik instellen:

Je kunt ervoor kiezen om je afwezigheidsmelding meteen in te schakelen of vooraf een periode op te geven. Dit is handig voor als je in het weekend op vakantie gaat.

  • Schakel de automatische antwoorden in.
  • Bepaal een datumbereik (optioneel) door de checkbox aan te vinken.

Afwezigheidsbericht instellen:

Je kunt ervoor kiezen om verzenders binnen je organisatie (collega’s) een ander bericht te sturen dan personen buiten je organisatie (relaties). Hierbij kan je er ook voor kiezen om je afwezigheidsmelding te beperken tot alleen personen die je in je adresboek hebt.

  • Voer je afwezigheidsmelding in.
  • Selecteer het tabblad “buiten uw organisatie” om ook personen buiten je organisatie een afwezigheidsbericht te sturen (optioneel). Hierbij kan je, indien gewenst, de tekst van het eerste tekstveld kopiëren en plakken.
  • Klik op “OK” om je afwezigheidsmelding op te slaan.

Werk je met Microsoft Outlook for Mac (via Microsoft365 of met een lokale server), dan kan je direct in Microsoft Outlook een afwezigheidsmelding maken,

  • Start Outlook
  • Klik op “extra”
  • Selecteer “Niet Aanwezig

Datumbereik instellen:

Je kunt ervoor kiezen om je afwezigheidsmelding meteen in te schakelen of vooraf een periode op te geven. Dit is handig voor als je in het weekend op vakantie gaat.

  • Schakel de automatische antwoorden in met de bovenste checkbox.
  • Bepaal een datumbereik (optioneel) door de checkbox “Antwoorden alleen tijdens deze periode verzenden” aan te vinken.
  • Stel start- en einddatum- en tijd in.

Afwezigheidsbericht instellen:

Je kunt ervoor kiezen om verzenders binnen je organisatie (collega’s) een ander bericht te sturen dan personen buiten je organisatie (relaties).

  • Het bovenste tekstvak is voor personen binnen jouw organisatie. (naam@jouworganisatie.nl)
  • Het onderste tekstvak is voor personen buiten jouw organisatie.
    • Selecteer “Alleen verzenden naar mijn contactpersonen” om alleen personen in je adresboek een melding te sturen
    • Selecteer “Verzenden naar alle externe afzenders” om alle afzenders een melding te sturen.
  • Voer je afwezigheidsmelding in.
  • Klik op “OK” om je afwezigheidsmelding op te slaan.

I am text block. Click edit button to change this text. Lorem ipsum dolor sit amet, consectetur adipiscing elit. Ut elit tellus, luctus nec ullamcorper mattis, pulvinar dapibus leo.

Ook binnen de Outlook app kan je een afwezigheidsmelding instellen.

Let op : In tegenstelling tot Outlook en Microsoft365 (online) is het in de app niet mogelijk om een datumbereik op te geven. We adviseren je daarom altijd om je afwezigheidsbericht online of in Outlook in te stellen om te voorkomen dat je bij terugkomst vergeet je afwezigheidsmelding uit te schakelen.

Heb je nog geen Outlook app? Deze kan je gratis downloaden voor iOS (Apple) en Android en gebruiken met zowel je zakelijke als privé email accounts.

  • Start de Outlook app
  • Selecteer je gebruikersicoon (links boven)
  • Selecteer instellingen (tandwieltje)
  • Selecteer het account waarvoor je een afwezigheidsmelding wil instellen
  • Selecteer “Automatische antwoorden
  • Schakel de automatische antwoorden in met de toggle-button
  • Selecteer “Iedereen beantwoorden” om een afwezigheidsbericht naar alle afzenders te versturen
    • Selecteer “Alleen mijn organisatie beantwoorden” om alleen personen binnen je organisatie een bericht te sturen.
    • Selecteer “Verschillende berichten gebruiken voor mijn organisatie en externe afzenders” om voor elk type afzender een afzonderlijk bericht in te voeren.
  • Voer nu je bericht in en klik op het vinkje rechts onder om je afwezigheidsbericht op te slaan.

Vragen over deze blog?

Neem contact op met servicedesk@dutchwyse.nl of bel naar 088 506 45 00