TGM stapt dankzij sterke samenwerking succesvol over op een hybrid cloud-oplossing

Om medewerkers meer flexibiliteit te bieden en in de pas te blijven lopen met de IT-ontwikkelingen, besloot TGM (Technisch Gevelbouw Management) de stap naar de hybrid cloud te maken. Dit deden zij met de hulp van IT-experts van Remind-IT en Dutchwyse. Zij zorgden dankzij intensieve samenwerking voor een soepele migratie en de juiste werkomgeving voor elke gebruiker.

TGM (Technisch Gevelbouw Management) is een onafhankelijke gevelexpert. Vanuit architecten, projectontwikkelaars en aannemers krijgen ze het verzoek om, aan de hand van specifieke esthetische wensen, gevels te realiseren. Vervolgens kiest- en/of
ontwikkelt TGM de materialen, systemen en oplossingen die daar het beste bij passen. Hun rol is zowel adviserend als uitvoerend en ze zijn betrokken van het ontwerp tot aan de daadwerkelijke realisatie. De organisatie is ruim twintig jaar geleden opgericht en
sinds enkele jaren, behalve in Nederland, ook actief in het Verenigd Koninkrijk. In totaal werken er circa zestig mensen en het bedrijf heeft een jaaromzet van dertig miljoen euro.

Een flexibele werkomgeving die altijd benaderbaar is

Het personeel van TGM werkte voorheen al in een gevirtualiseerde omgeving, maar de data werd op lokale servers bij het hoofdkantoor in Asten opgeslagen. Begin 2016 is de gedachte ontstaan om hier verandering in te brengen. “We zijn de afgelopen jaren enorm gegroeid qua aantal werknemers, daar hoort passende automatisering bij”, blikt Marco Moonen (projectmanager bij TGM) terug. “Onze vraag luidde: hoe kunnen we van een lokale omgeving naar een cloudomgeving gaan, waarbij we honderd procent zeker
weten dat onze documenten veilig staan, alles optimaal geback-upt wordt, het systeem up-to-date is en klaar is voor toekomstige ontwikkelingen?” Een andere belangrijke wens van TGM was om een flexibele werkomgeving te creëren die altijd bereikbaar is. Werknemers moeten op elk moment en vanaf iedere locatie kunnen werken.

Samenwerking Remind-IT/Dutchwyse

TGM legde dit vraagstuk in de zomer van 2016 bij vier partijen neer, onder wie IT-adviseur Marianne Remij van Remind-IT. Daar hadden ze al een jarenlange samenwerking mee en een sterke vertrouwensband opgebouwd. Zij besloot Wilco Slingerland en Shaiff Jhagroe van Dutchwyse in te schakelen, die ze kent via het
Teaming Partner Programma van Hewlett Packard Enterprise. Remij: “Ik wist dat Dutchwyse zeer ervaren is in cloudoplossingen. We hebben de case besproken en een plan gemaakt voor de aanbesteding. Daarbij moesten we rekening houden met een
behoorlijke engineering-afdeling van TGM. De grootste uitdaging was om de snelheid van werken van deze afdeling te garanderen. Een engineer, constructeur of ontwerper mag namelijk tijdens zijn werkzaamheden geen enkele hapering of hinder ervaren.” Van alle partijen sprak het plan van de combinatie Remind-IT/Dutchwyse TGM het meeste aan.

Meebewegen met de organisatie

Dutchwyse en Remind-IT hebben een hybrid cloud-omgeving gecreëerd waarbij de lokale omgeving naadloos aansluit op de online cloudomgeving. E-mail en data staan online in Microsoft Office 365 en -Sharepoint en de zwaardere teken- en 3D-pakketten
van de engineering-afdeling staan in een lokale IT-omgeving van Hewlett Packard Enterprise. Er is in eerste instantie overwogen om online werkplekken te creëren met dergelijke software, maar dat zou enorm kostbaar zijn en de IT-omgeving zeer traag maken. “De ontwikkelingen om dit te tackelen zijn zeker gaande, maar de kosten wegen nu nog niet op tegen de baten”, aldus Slingerland. Jhagroe vult aan: “Medewerkers merken in de hybrid cloudomgeving niet of ze iets vanuit de cloud gebruiken of lokaal. Ze loggen in en krijgen toegang tot alle zaken die ze vanuit hun functie nodig hebben. Uniformiteit is daarbij hoofdzaak. Om daarvoor te zorgen is allereerst een basic werkplek ingericht en zijn daar vervolgens stap voor stap de nodige elementen aan toegevoegd.”

Een van de grote pluspunten van de hybrid cloud is dat het de flexibiliteit biedt om eenvoudig per maand op en af te schalen. Wanneer er een gebruiker bijkomt of weggaat, past TGM het aantal licenties daar direct op aan. Daarnaast zijn de beheerskosten inzichtelijk en beter onder controle te houden. “Het bedrijf groeit ontzettend snel. Dan wil je snel inzicht hebben in waar je als organisatie naartoe gaat, hoeveel het op gaat leveren en hoeveel het gaat kosten”, vertelt Moonen. “We werken nu met een ticketsysteem en een logboek, zodat we meer zicht op de IT-kosten hebben en terugkomende problemen snel kunnen achterhalen.”

De migratie: alle neuzen dezelfde kant op

Op 6 januari 2017 ging TGM in slechts één dag over van de oude naar de nieuwe situatie. Voor de daadwerkelijke migratie hoefden de medewerkers maar een kwartiertje offline te zijn. Remij: “Het mooiste compliment kwam van de algemeen directeur, die verbaasd zei: ‘ik heb er eigenlijk niks van gemerkt’.” Daarna volgde een opleverfase van een maand met extra monitoring om de puntjes op de i te zetten en de werknemers te  ondersteunen bij de veranderingen. Nederland en het Verenigd Koninkrijk zijn tegelijkertijd gemigreerd. “De cloudomgeving was van tevoren al tot in de puntjes ingericht, tot aan de handtekeningen aan toe. Dit deden we om het er voor de eindgebruiker zo vertrouwd mogelijk uit te laten zien”, zegt Jhagroe. Moonen vult aan: “Het is belangrijk dat alle werknemers de transformatie omarmen. Er is daarom een
projectteam gevormd van diversen personen per afdeling die er al gelijk positief tegenover stonden. Zij hebben de rest enthousiast gemaakt.” Dutchwyse en Remind-IT schrijven een groot gedeelte van het succes van de soepele migratie toe aan de kartrekkersrol van Moonen. Slingerland: “Marco heeft zich er volledig voor ingezet
en ervoor gezorgd dat alle neuzen dezelfde kant op staan. Hij kent zijn collega’s, hun werkwijzen, wat ze nodig hebben en liet ze de voordelen van de migratie inzien.”

De kracht van samenwerking

TGM is zeer tevreden over de hybrid cloud-oplossing en de samenwerking met Remind-IT en Dutchwyse. Ook de samenwerking tussen de IT-partijen onderling verloopt  bijzonder goed. Ze schrijven dit beide toe aan het feit dat ze klantgerichtheid en service heel hoog in het vaandel hebben staan. “We zitten helemaal op één lijn wat dat betreft. We hebben ieder onze werkzaamheden, maar zijn altijd bereid elkaar te ondersteunen”, vertelt Remij.

In de toekomst wil TGM graag volledig naar de cloud. “Dat zal op den duur zeker gebeuren, maar voor nu is dit de perfecte tussenoplossing”, besluit Moonen.

Heeft u vragen over welke hybrid cloud-oplossing het beste bij uw organisatie past? Neem dan gerust contact met ons op.