Iedereen een andere handtekening!

Bij veel organisaties is het beheer van handtekeningen een pijnpunt. Medewerkers moeten de handtekening zelf maken, collega’s gebruiken verschillende lettertypes en de mails vanaf smartphones hebben helemaal geen handtekening..

Handtekeningbeheer van Dutchwyse zorgt voor een handtekening voor de gehele organisatie die wij centraal beheren en periodiek kunnen updaten.

Alle email vanuit Outlook en vanaf mobile devices* krijgt zo en uniforme handtekening die de professionaliteit van de organisatie onderstreept.

  • Nieuwe collega’s krijgen automatisch een persoonlijke handtekening
  • Handtekeningen kunnen we eenvoudig voor de hele organisatie wijzigen met behoud van uniformiteit
  • Wijzigingen kunnen centraal worden doorgevoerd
  • Handtekeningbeheer werkt samen met on-premise Exchange en Microsoft365

* Alleen bij handtekeningbeheer in de cloud.

Handtekeningen in Outlook

Bij de handtekeningen binnen Outlook installeren wij een kleine “client app” op de werkstations van alle medewerkers.
Deze maakt verbinding met de server en download periodiek de meest recente handtekeningen naar het werkstation.

  • De medewerker ziet de handtekeningen onder de emails staan
  • De handtekening wordt toegevoegd aan mails verstuurd vanuit Microsoft Outlook.
  • Wij installeren client app op alle werkstations (Windows/MacOS)

Handtekeningen in de cloud

Bij handtekeningen in de cloud worden de handtekeningen pas aan de emails toegevoegd als deze de server passeert. Hiervoor is geen client app nodig en het toevoegen gebeurt geheel automatisch

  • De medewerker ziet geen handtekening bij het verzenden van email
  • De handtekening wordt toegevoegd aan mail verstuurd via Outlook, een smartphone of tablet.
  • Er hoeft geen client app geïnstalleerd te worden

Handtekening als marketing-tool

Wil je een nieuw product of nieuwe dienst promoten, evenement aankondigen of een boodschap uitdragen?

Met beheerde handtekeningen is het eenvoudig. Wij voegen centraal een banner of graphic toe die vrijwel direct bij alle medewerkers in de handtekening te vinden is.

Meer weten over hoe we jouw organisatie kunnen ontlasten met centraal handtekeningbeheer?

Neem dan nu contact op via info@dutchwyse.nl en we helpen je graag verder!

Veelgestelde vragen

Bij aanvang koppelen wij de software aan het Microsoft365 account van je organisatie.

Wij stemmen af hoe de nieuwe handtekening ontworpen moet worden en ontwerpen samen de nieuwe handtekening. Hierbij bepalen we de standaardregels en informatie die per werknemer getoond moet worden.

De koppeling met Microsoft365 zorgt ervoor dat we profielinformatie van alle medewerkers kunnen verwerken in de handtekening. Deze informatie werkt met standaardvelden die per werknemer uniek zijn. Bij elke werknemer zal de handtekening gevuld worden met deze unieke informatie.

  • Deze informatie kan komen uit een on-premise active directory of AzureAD

Voorbeeld: 


Met vriendelijke groet,

{aanhef} {voornaam} {achternaam}
{bedrijfsnaam} afdeling {adfeling}
Mob: {mobielnummer}
Web : {websiteadres}

 

 


Nee dit hoeft niet. Je stuurt ons het logo van je organisatie in EPS formaat en wij maken een concept waarmee we het ontwerp verder afstemmen.

Dit ontwerp mag gebaseerd zijn op een bestaande handtekening of een nieuw ontwerp.

Ja dat kan. Wij voeren de wijzigingen door aan de centrale handtekening waarna deze direct zichtbaar is bij alle collega’s.

Het is ook mogelijk meerdere vaste handtekeningen te laten ontwerpen de we periodiek wisselen. Bijvoorbeeld een seizoensgebonden handtekening en/of handtekeningen met een kerst- en nieuwjaarsgroet.

Ja dit kan. Wij kunnen per handtekening instellen welke (Microsoft365) groep een bepaalde handtekening krijgt of we kunnen handmatig een lijst maken met collega’s die een bepaalde handtekening krijgen.

  • Per werknemer kan echter maar een handtekening ingesteld worden!